Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần chuẩn bị gì để xuất khẩu ?

Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam nên nghĩ đến xuất khẩu ?

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng và thương mại toàn cầu phát triển nhanh, việc xuất khẩu không còn là “sân chơi riêng” của các tập đoàn lớn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam đang đứng trước cơ hội thực sự để đưa sản phẩm và dịch vụ ra thế giới - từ nông sản, thủ công mỹ nghệ đến hàng tiêu dùng, công nghệ và dịch vụ kỹ thuật số.

Việc xuất khẩu có thể giúp doanh nghiệp:

• Tăng doanh thu và phát triển ổn định
• Giảm phụ thuộc vào thị trường nội địa nhiều biến động
• Tận dụng ưu đãi từ các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP, RCEP
• Khẳng định thương hiệu và nâng cao năng lực cạnh tranh

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam từng e ngại vì nghĩ rằng xuất khẩu là quá sức, nhưng thực tế cho thấy nếu chuẩn bị đúng cách, lựa chọn đúng nền tảng và thị trường, thì việc tiếp cận khách hàng quốc tế hoàn toàn khả thi - thậm chí còn tiết kiệm chi phí hơn so với quảng bá trong nước.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần chuẩn bị gì trước khi xuất khẩu ?

Để xuất khẩu thành công, doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần có sự chuẩn bị toàn diện từ sản phẩm, giấy tờ pháp lý đến quy trình làm việc và kết nối đối tác. Dưới đây là những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua:

Nghiên cứu kỹ thị trường và nhu cầu khách hàng

Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam nên phân tích các yếu tố như:

• Nhu cầu tiêu dùng và thói quen mua sắm tại quốc gia mục tiêu (ví dụ: Nhật Bản, Mỹ, EU)
• Tiêu chuẩn kỹ thuật, bao bì, nhãn mác bắt buộc
• Rào cản thuế quan và phi thuế quan

Việc nghiên cứu kỹ sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh sản phẩm phù hợp, tránh lãng phí khi đưa hàng ra thị trường không phù hợp.

Hoàn thiện hồ sơ pháp lý và chứng nhận xuất khẩu

Các loại giấy tờ cơ bản doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần chuẩn bị gồm:

• Giấy đăng ký kinh doanh rõ ngành nghề
• Mã HS Code sản phẩm
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Chứng nhận liên quan đến an toàn, vệ sinh, chất lượng (ví dụ: HACCP, ISO, FDA)

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp sản phẩm được thông quan thuận lợi mà còn tạo uy tín với đối tác nước ngoài.

3. Đảm bảo năng lực sản xuất và kiểm soát chất lượng

Một trong những điểm mà các đối tác quốc tế rất quan tâm là khả năng cung ứng ổn định và chất lượng đồng đều. Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần:

• Xây dựng quy trình sản xuất ổn định, có khả năng mở rộng khi cần
• Thiết lập hệ thống kiểm tra chất lượng rõ ràng theo tiêu chuẩn quốc tế
• Chuẩn hóa tài liệu như báo giá, hợp đồng mẫu, quy trình xử lý đơn hàng

Nếu muốn giữ chân khách hàng quốc tế lâu dài, đây là bước không thể bỏ qua.

Làm sao để doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam tìm được đối tác và khách hàng quốc tế đáng tin cậy?

Một trong những thách thức lớn nhất đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam khi bắt đầu xuất khẩu là việc tìm được khách hàng quốc tế uy tín và phù hợp. Dưới đây là những kênh và phương pháp hiệu quả để kết nối đúng người - đúng nhu cầu - đúng thị trường:

1. Tham gia hội chợ và sự kiện thương mại quốc tế

Các hội chợ ngành hàng trong và ngoài nước là nơi quy tụ hàng trăm nhà nhập khẩu và phân phối quốc tế. Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có thể:

• Trưng bày sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất
• Gặp gỡ trực tiếp khách hàng tiềm năng
• Tìm hiểu xu hướng thị trường mới

Ngoài các hội chợ truyền thống, hãy theo dõi các sự kiện thương mại online (virtual expo) - nơi ngày càng nhiều doanh nghiệp toàn cầu tìm kiếm nhà cung cấp mới qua mạng.

2. Tận dụng các nền tảng B2B kết nối quốc tế

Thay vì chờ khách hàng tự tìm đến, doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam nên chủ động sử dụng các nền tảng B2B đáng tin cậy để quảng bá sản phẩm và tiếp cận khách hàng toàn cầu. Một số nền tảng tiêu biểu:

• GMAJOR.biz - Miễn phí, có hỗ trợ dịch tự động nhiều ngôn ngữ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ
• Alibaba, Made-in-China, Global Sources - có lượng truy cập lớn, phù hợp nếu bạn đã có kinh nghiệm
• VietGo, VietnamTrade, ECVN - chuyên cho doanh nghiệp Việt tìm đầu mối xuất khẩu

Mỗi nền tảng đều có ưu - nhược điểm riêng, nên doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam nên thử nghiệm nhiều kênh để tối ưu hiệu quả.

3. Xây dựng hồ sơ chào hàng chuyên nghiệp

Khách hàng quốc tế rất quan tâm đến sự chuyên nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam cần:

• Chuẩn bị company profile song ngữ (Việt - Anh/Nhật)
• Thiết kế catalog, brochure sản phẩm rõ ràng, có mã QR, thông số kỹ thuật
• Làm video giới thiệu nhà xưởng, quy trình sản xuất
• Đăng sản phẩm lên website hoặc nền tảng B2B có hỗ trợ tìm kiếm

Việc thể hiện sự chuyên nghiệp từ bước đầu sẽ tạo niềm tin và tăng khả năng chốt đơn hàng.

Những sai lầm doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường gặp khi bắt đầu xuất khẩu

Không hiểu tiêu chuẩn nhập khẩu → Hàng trả lại, tốn phí.

Giao tiếp thiếu chuyên nghiệp → Email không tiêu đề, trả lời chậm, lỗi ngữ pháp => mất niềm tin buyer.

Báo giá & hợp đồng mập mờ → Chưa ghi Incoterms, lịch giao, điều kiện thanh toán.

Phụ thuộc 1-2 khách hàng → Nếu buyer hủy/đòi giảm giá, doanh thu gãy.

Bỏ qua bảo hiểm & logistics → Không mua bảo hiểm hàng hóa, chọn forwarder không uy tín → rủi ro vận chuyển cao.

Một số gợi ý giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam dễ dàng xuất khẩu hơn

Bắt đầu bằng đơn hàng nhỏ

• Sample order 3 000-5 000 USD giúp doanh nghiệp làm quen khai báo hải quan, đóng gói, logistics.
• Thu thập phản hồi để tối ưu bao bì, thông số, hương vị trước khi nhận đơn lớn.

Tận dụng hỗ trợ từ cơ quan & hiệp hội

• VIETRADE: Khóa huấn luyện thị trường, tư vấn FTA.
• VCCI: Cấp giấy ATA Carnet, xác nhận chứng từ.
• JETRO, KOTRA, EuroCham, AmCham: Chương trình kết nối 1-1, hội thảo “Doing Business in …”.
• Hiệp hội ngành (VASEP, VINACAS, HAWA) cung cấp dữ liệu thị trường ngách.

Đầu tư hình ảnh & minh bạch giá

• Niêm yết bảng giá tham khảo (FOB/CIF), MOQ, lead time.
• Cập nhật ảnh/clip thực tế dây chuyền, chứng chỉ QC lên website & nền tảng B2B.
• Công khai chính sách đổi trả, thanh toán, tạo niềm tin buyer.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam minh bạch giá và quy trình thường được buyer trả giá cao hơn 5-10 % do giảm rủi ro giao dịch.

Đừng sợ xuất khẩu, hãy bắt đầu từng bước

Xuất khẩu không còn là sân chơi độc quyền của tập đoàn lớn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam sở hữu lợi thế chi phí và sự linh hoạt, chỉ cần:

• Nghiên cứu thị trường kỹ - chọn sản phẩm phù hợp, nắm rõ tiêu chuẩn.
• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý & QC - thông quan nhanh, tạo uy tín dài lâu.
• Khai thác kênh B2B, hội chợ, hỗ trợ hiệp hội - tiếp cận buyer chất lượng.
• Bắt đầu nhỏ, học nhanh, mở rộng vững chắc - mỗi đơn hàng là một bài học để tối ưu.

Hành trình xuất khẩu là quá trình tích lũy. Bắt đầu hôm nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam sẽ sớm sở hữu kinh nghiệm, mạng lưới và uy tín để sải bước trên thị trường toàn cầu.